Permalink

4

Hjælp dig selv – organiser dig selv med Trello.

Hjælp dig selv - organiser dig selv med Trello!

Hjælp dig selv – organiser dig selv med Trello! Tak til lifehacker for lån af billede.

En af de største udfordringer, jeg som travl serieiværksætter har skulle klare, er organisering af alle de opgaver, projekter, og aftaler der hele tiden opstår. Det har taget rigtig lang tid at få styr på, og sammen med Patrick har vi i Meebox fundet et rigtig godt system, som sikrer, at alle vores opgaver bliver fulgt til dørs.

Der er i mine øjne flere årsager til, at det er hammer-vigtigt, at du har styr på dine aftaler, opgaver og projekter:

  • Glemmer du aftaler eller opgaver for dine kunder, smutter de fra dig.
  • Opgaver, som måske virker uoverskuelige, bliver lettere at overskue og gennemføre.
  • Du får ikke stress af at have travlt – du får stress af alt det, som du ikke når!

Patrick fandt for et par år siden Trello – et organiseringsværktøj, eller, som jeg plejer at kalde det: En todo-liste på steorider!

Det er ikke nok med en todo-liste!

I starten anvendte vi Wunderlist. Dengang var det blot en todo-liste, som du kunne dele imellem flere personer. Du kunne oprette flere lister og dele dem efter behov. Jeg kan se, da jeg tjekkede for lidt siden, da de siden har udviklet konceptet meget, og i dag tilbyder flere funktionaliteter (bl.a. checklister, due-dates og gruppelister), men det er stadig et fint eksempel på en simpel todo-liste.

I mine øjne er en todo-liste noget du bruger, når du skal pakke til ferien, handle ind eller bliver sat til at gøre rent derhjemme. En simpel todo-liste er slet ikke et kraftigt nok værktøj til at holde styr på alle de opgaver, som du har. Lad os bare tage eksemplet med Meebox, og nogle af de ting vi organiserer:

  • Salgspipeline
  • Kundeopgaver
  • Interne projekter
  • Teknik og system
  • Team Meebox / generelt
  • Idéer og forslag

Det er blot nogle af de mange typer opgaver, der skal organiseres. Samtidig med det er vi snart to håndfulde folk, som arbejder sammen om det. Jeg håber at det understreger, hvorfor en todo-liste ikke er tilstrækkeligt.

Alle opgaver er i virkeligheden små projekter.

Tag eksempel i et forløb i en salgspipeline. Du er sælger, og har fået et lead. Fra du ringer denne kunde op, til at (hvis alt går vel) der leveres en færdig løsning til kunden, er et helt projekt i sig selv – ikke bare en linje på en todo-liste. Tænk over følgende stadier:

  • Tage kontakt til lead.
  • Designe potentiel løsning med teknikerne.
  • Fremsende og revurdere tilbud.
  • Acceptere tilbud og modtage betaling.
  • Levere løsning.
  • Overdrage informationer.

Igen meget simplificeret, men det illustrerer eksemplet. Hvis du samtidig har 10-20-30 af dem i gang, samtidig med opgaver af alle de andre typer jeg nævnte før, der hver især er små projekter i sig selv, understreges det igen, hvorfor todo-listen hurtigt kommer til kort!

Derfor er Trello løsningen på de problemer.

Jeg skal forsøge at forklare strukturen af Trello kort. Du har et Board (fx. “Salg”). Hvert board har en række Lists (fx. “Leads”, “Tilbud”, “Afsluttet”). Du tilføjer så Cards for hver opgave. Lad os sige: “Potentiale: Anders” er et Card som oprettes i Lead listen, da jeg skal ringes op. Dette Card indeholder en beskrivelse, fx mit telefonnummer samt en kort tekst om mig og hvad der kan sælges til mig. Når sælger har ringet til mig og afklaret, om jeg er interesseret eller ej, rykkes mit Card fra “Leads”-listen over i enten “Tilbud” hvis jeg skal have et tilbud, eller “Afsluttet” hvis den er afsluttet. Undervejs kan man bl.a.:

  • Oprette kommentarer.
  • Sætte due-dates.
  • Oprette checklister.
  • Uploade vedhæftede filer til et card.
  • Tildele det til en/flere personer i det “team”, som har adgang til dette Board.

Jeg er medlem af en Meebox organisation og en ApplicITy organisation. Hver af disse har en række Boards med ovennævnte struktur. På den måde fungerer Trello som mit projektstyrings/todo-liste/organiseringsværktøj, som styrer alle de opgaver og projekter jeg har, status på dem og alle de nødvendige informationer om dem hver især.

Hvordan kommer du i gang?

Klik dig ind på www.trello.com og log ind med din Google-konto. Så er du faktisk i gang! Med det samme kan du opsætte dine organisationer, boards og lists, begynde at fylde cards med dine opgaver ind, og styre dine enkelte små opgaver. Har du medarbejdere kan du tilføje dem som “administratorer” eller “medlemmer”, så de kan bidrage og være med på dine cards.

Jeg synes, at Trello er helt fantastisk, fordi det hjælper mig med at skabe overblik over de forskellige organisationer jeg er med i (jeg har pt. 5 i Trello), de opgaveområder (boards) jeg er med i, i hver organisation (samlet over 50 i min Trello), og endelig alle de enkelte cards (opgaver), som der skal kigges på, på den ene eller anden måde.

Så hvis du i forvejen føler, at du mangler overblik eller mangler at få organiseret de ting, som du arbejder med, så er mit råd: Kig på Trello som din næste opgave.

Author: Anders Eiler

Anders er serie-iværksætter, programmør og teknisk chef hos Meebox. Uddannet cand.polyt ved Aalborg Universitet og tosset med det meste sport.

4 Comments

  1. Pingback: Luk din mailklient ned og øg din produktivitet! - Anders Eiler

Skriv et svar

Required fields are marked *.